DIGGLE開発者ブログ

予実管理クラウドDIGGLEのプロダクトチームが、技術や製品開発について発信します

RubyKaigi 2023 にエンジニア4人でブース出展しました #rubykaigi

rubykaigi

こんにちは、DIGGLE エンジニアの miyakawa と ito です。

前回のブログ記事でお伝えした通り、DIGGLE は RubyKaigi 2023 に Platinum スポンサーとして参加/ブース出展/幕間CM提供を行いました。

diggle.engineer

今回の記事では RubyKaigi のブース出展側の視点で、出展準備から当日の運営までを振り返っていきたいと思います。

初めてのブース出展にあたって何をする必要があるのか暗中模索しながら準備を進める中で、いろいろな方の過去の RubyKaigi レポートを参考にすることで意思決定をすることができました。
本記事が、今回の弊社と同じ立場（RubyKaigi に初出展される企業）の方がさまざまな意思決定をしていく際の判断の一助になることを願っています。

出展の計画/準備

RubyKaigi へのブース出展を決めたのが1月で、準備に動き出したのが2月上旬でした。
（スポンサーブースは抽選だったので、実際に出展できることが決定したのは2月中旬頃でした）

RubyKaigi へのスポンサーとしての参加は皆初めてで、RubyKaigi に一般参加したことがあるメンバーを頼りに準備を進めていきました。

準備期間の大まかなタイムラインは以下の通りです。

いつ 何をした
1月上旬 スポンサー申込
2月中旬 スポンサーブース当選
2月下旬 ノベルティ準備開始
ホテル確保
3月上旬 CM制作（外注）プロジェクト始動
3月下旬 ノベルティ・備品等の発注完了
4月上旬 ブース出し物（シューティングゲーム）制作
4月中旬 CM完成
5月10日~ RubyKaigi 本番

取り組んだこと

週1の定例ミーティング

週に1回ミーティングを行い、準備することを整理しながら各人にタスクを振り分け進めていきました。
ミーティングでは例えば、どの様なノベルティを用意するのか？当日必要な備品は何か？どこに宿泊するのか？会場で流れるCMはどう言ったものを用意するか？ブースの展示内容はどうするか？と言った内容をざっくばらんに話し合っていました。

ミーティングにはバックオフィスのメンバーも参加してもらい、必要になった備品は都度手配を依頼していく形で進めていました。
RubyKaigi ではない他のイベントの出展で使用した備品はバックオフィスが全て把握しているため、コミュニケーションコストを減らす意味でもバックオフィスと連携を密に準備を進めていけたことはとてもよかったです。

また、ノベルティやCMの制作にはマーケティングチームにも協力をしてもらい非常に助かりました。

情報収集

兎にも角にもブース出展に関する情報が足りなかったためメンバーで手分けして情報収集にあたりました。情報収集先としては過去の RubyKaigi 参加レポートのブログ、Twitter、RubyKaigi に参加経験のあるメンバーの頭の中などです。

困ったこと

ノベルティ等の配布物

ブースで頒布するノベルティや会社説明のチラシなどブース出展する立場になった際に考えなければいけないことの情報収集が必要でした。 他社事例や参加レポートを参考にしながら、どこまで用意するのかを話し合い、最終的に下記をノベルティとして用意することに決定しました。

  • ステッカー
  • クリアファイル
  • 企業説明のチラシ

ブースでの出し物

少しでも来場者の目を引いてブースに来てもらいたい！という思いで、どのような出し物を用意しようか悩みました。悩んだ末に ruby.wasm でシューティングゲームを作ることにしたのですが、その詳細については下記のブログ記事で書いているのでぜひご覧ください。

diggle.engineer

前日の設営

いざ松本へ

今回 RubyKaigi に参加したメンバーは住んでいる所が離れている（それぞれ北海道、埼玉、東京、愛知）ことから、前日に現地集合することにしました。

ito は愛知から特急しなので松本へ

miyakawa は新宿から特急あずさに乗って

設営実施

前日に会場のブースの設営を行うことができたため、当初は二人を先発組にして設営を行う計画を立てていました。 設営当日、一人のメンバーが手伝いに来てくれたため三人で設営したのですが、結果的には三人での設営がちょうどよかったです。

困ったこと

設営の際にノベルティのクリアファイルに会社ロゴが入っていないことが発覚しました。 準備段階でのコミュニケーションミスが原因でしたが、元々クリアファイルの中に会社説明のチラシを入れて頒布する想定だったため大きな問題にはなりませんでした。 準備期間が短かく細かい認識のずれを確認する場を持つことが難しかったために発生したと感じており、通常業務をこなしながらイベント参加の準備を進める難しさを痛感しました。

逆にそれ以外の問題は特になかったため、それまでの定期的なミーティングが機能したことと、備品手配を抜かりなくやってくれたバックオフィスメンバーの優秀さを改めて実感する出来事でした。

当日のブース運営

当日のブース運営は4人を2人ずつのグループに分けて行うことを計画していました。 2人がブース運営を行なっている間、他の2人はセッションを聞きにいくといった形です。

実際に作成したタイムシフト

1日目の運営では、セッション開催時にブースに来る方は少なく、lunch break や afternoon break でブースにくる方が多い傾向が見られました。 セッション開催時には1人でブースを回せるほどで、逆に break 時には4人で協力して回す必要があるほどでした。

特に、1日目のLTの間はクックパッドさんが配っていたクラフトビールを片手に散策している方も多く、ブースに来られる方はほぼいませんでした。

2日目では1日目の傾向を踏まえて、セッション開催時にブース運営を任せる人数を1人に変更したのですが、それは失敗でした。
2日目からはスタンプラリーが開催されており多くの方がブースに訪れていただいたためです。

朝に1人でブースを回していたメンバーはパンクしてしまいました。
（後から考えると2日目のスタンプラリーを踏まえて1日目はブース訪問を見送ってセッション参加をされた方も多かったのだと思います）
2人での運営も難しく、最終的には絶対に行きたいセッション以外は参加を見送って基本的に全員でブース運営を行う形にシフトしました。

上記の対応をしたにもかかわらず、ブースに訪れてくれた方を最大限おもてなしすることは難しかったです。 先述の通りブースではシューティングゲームを展示していたのですが、ブースで実際に遊んでいただくことが難しくご自身のPCにて遊んでいただく様に案内するしかなかった場面もありました。

3日目は2日目ほど忙しくはなかったものの、それまでのハードなブース運営によってメンバー全員が疲労困憊になっていました。After Party を楽しみにしながら気力で乗り切りました。

困ったこと

ノベルティの在庫切れ

会社説明のチラシを250部ほど用意していたものの、在庫が2日目の半ばで切れてしまいました。
来場者数の予測をもとに部数を見積もって用意していたのですが、300 ~ 400部ほどでも捌けそうなほどでした。

ちなみにチラシが切れた後は、弊社EMのzakkyさんのTwitterのリンクをQRコードで掲示し、下記のtweetを固定表示してそちらからアクセスできるように案内を変更して対応しました。

海外の方向けの対応

海外の方がブースに訪れる場面も多く日本語のチラシしかなかった弊社では、四苦八苦しながら会社の説明や展示物の説明を行っていました。
海外の方に向けた説明のために何を用意するのか？は事前に話し合った方が良さそうです。

ブース運営を振り返って

ブース出展を行ったことで、さまざまな方と交流を持てました。
ブースに立ち寄ってくれた方々に大変感謝しています。

展示内容のシューティングゲームも多くの方にポジティブな反応をいただけ、いろいろな方に DIGGLE という名前を認知していただけたのではと感じています。
（弊社の事業である予実管理 SaaS よりもシューティングゲームの印象の方が強く残っていそうなことは否めませんが...）

ただ、ブースに立ち寄ってくれた方との交流ができた反面、RubyKaigi のセッションを生で聴講する機会を失ってしまったことが残念でした。
4 人全員がブース運営に注力することが必要になってしまったため、全体としての余裕が全くない状態になってしまったためです。
RubyKaigi の真髄を味わいつつ十分なブース運営を回すには、少なくとも倍の人数（8人）程度はいた方が良いと感じました。
（懇親会等で他企業の皆さんとお話しした限り、弊社のブース運営人数が一番少ないようでした。「エンジニア4人でブース回してます」と言うと驚かれました😅）

おわりに

以上、RubyKaigi 2023 にブース出展した際の弊社での流れをお届けしました。

今後ブース出展される方々のお役に立てば幸いです。

We're hiring!

私たちと一緒に開発してくれるメンバーを募集しています。少しでも興味があれば、ぜひ下記採用サイトからエントリーください。

herp.careers